人手不足や国際競争力の観点からも注目される「デジタル化」は、国の施策の影響もあり推進に迫られている企業が数多く存在します。実はデジタル化といっても幅広く、デジタイゼーション、デジタライゼーション、デジタルトランスフォーメーションの3段階に分類できます。この記事では、デジタル化の必要性から成功の秘訣までを分かりやすく解説します。
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目次
デジタル化とは
デジタル化とは、ビジネスの変革を実現するために、アナログな情報やプロセスをデジタルに置き換えることです。デジタル化は単にツールやシステムを導入するだけではありません。最終的には組織や文化、戦略やビジョンなど、ビジネスのあり方そのものを変える必要があります。そのためには、デジタル化には3つの段階があることを理解する必要があります。
| ★まとめ ・デジタル化とは、アナログな情報やプロセスをデジタルに変えること ・デジタル化には3段階あり、最終的にはビジネスのあり方そのものを変革するデジタルトランスフォーメーションを目指す ・デジタルトランスフォーメーションはVUCA時代に対応するために必要 |
デジタル化はアナログから移行すること
デジタル化は、従来のアナログな業務プロセスにデジタル技術を導入することです。例えば、紙の書類や本をスキャンして電子ファイルにすることや、出勤して行っていた会議をオンライン会議に切り替えることなどが挙げられます。デジタル化によって、情報の保存や共有、検索などが容易になり、効率や品質が向上します。しかし、デジタル化だけでは、ビジネスの価値や競争力を高めるとは限りません。
デジタル化でVUCA時代に立ち向かう
VUCA時代とは、「変動が激しく不確実な未来や、予測できないような複雑な問題、解決策が曖昧で正解が1つとは限らない状況」 など、目まぐるしく環境が変わる現代社会を示した言葉です。
VUCA時代では、既存の価値観やビジネスモデルなどが通用しなくなり、取り残されるリスクが高まります。企業を維持するには、デジタル化を組織や文化、戦略やビジョンなどの全体的なレベルで実現し、変化に対してビジネスモデルを適切に変革することが必要です。これをデジタルトランスフォーメーションと呼び、ビジネスのあり方そのものが変わるため、新たな市場や顧客を創出することができます。
★VUCAについて詳しくはこちら
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デジタル化への3段階
デジタル化には、デジタイゼーション、デジタライゼーション、デジタルトランスフォーメーションの3段階があります。以下で具体例を交えて、それぞれの段階について詳しく解説します。
デジタイゼーションとは
デジタイゼーションはデジタル化の最初の段階です。国際的には「物質的な情報をデジタル形式に変換すること」という定義があります。例えば、紙の書類やファイルをスキャンして電子化することや、電話やFAXでのやり取りをメールやチャットに切り替えることなどが挙げられます。
デジタイゼーションによって、社内で情報の保存や共有が容易になり、業務のスピードや正確性が向上するでしょう。しかしそれだけでは、ビジネスの本質的な変革は起こりません。次の段階であるデジタライゼーションに進む必要があります。
デジタイゼーションの具体例
デジタイゼーションの具体例としては、以下が挙げられます。
・電子契約や電子署名の導入
・クラウドストレージやオンラインドキュメントによるファイル管理
・QRコードやバーコードの活用
電子署名ツールを導入することで、従来は押印や郵送が必要だった契約業務をデジタル化することができます。また、クラウドストレージによるファイル管理を行うことで、場所や端末を問わず情報へのアクセスが可能です。
デジタライゼーションとは
デジタル化の次の段階は、デジタライゼーションと呼ばれます。国際的には「組織のビジネスモデル全体を一新し、クライアントやパートナーに対してサービスを提供するより良い方法を構築すること」と定義されます。例えば、クラウドやAIなどのテクノロジーを導入して、業務の自動化や最適化を図ることや、オンラインでの販売やマーケティングを強化することなどが挙げられます。
デジタライゼーションは自社だけでなく取引先など外部にも影響を与え、業務改善やイノベーションが促進される点が特徴です。しかし、デジタライゼーションだけでは、ビジネスの変革に対応できるとは限りません。
デジタライゼーションの具体例
デジタライゼーションの具体例としては、以下が挙げられます。
・Amazonや楽天などのECサイトで商品を販売する
・RPAによる作業の自動化
・IoTセンサーによる工場のモニタリング
RPA（Robotic Process Automation）を導入することで、データ入力やメール配信など従来は人が行っていた業務を自動化可能です。また、ECサイトを活用して対面以外の販売チャネルを確立することもデジタル化の一例とされます。
デジタルトランスフォーメーションとは
デジタルトランスフォーメーションは、企業が市場の劇的な変化に対応しつつ、組織や従業員の変革を牽引しながら、クラウドやソーシャル技術などを利用した新製品を開発。さらにネットとリアルの両面での顧客体験の変革を図ることで価値を創出し、競争上の優位性を確立することとされています。
デジタル化の最終目標であり、ビジネスのあり方そのものを変えて、新たな市場や顧客を創出することを意味します。
★デジタルトランスフォーメーション（DX）について詳しくはこちら
デジタルトランスフォーメーションの具体例
デジタルトランスフォーメーションの具体例としては、Amazonが挙げられます。Amazonによって消費者はインターネット経由で商品の購入ができるようになりました。ここまではデジタライゼーションの範囲ですが、関連性の高い商品が表示されるレコメンド機能やワンクリック購入ボタンなど、競争上の優位性を確立する機能を次々に導入し、ビジネスモデルを変革し続けています。
そのほかにも、NetflixやHuluなどの動画配信サービスは従来のDVDレンタルサービスからのDX事例といわれています。
出典：経済産業省「「デジタル・トランスフォーメーション」DXとは何か？ IT化とはどこが違うのか？」
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デジタル化の8つのメリット
デジタルトランスフォーメーションを含むデジタル化にはさまざまなメリットが見込めます。企業にどのような影響が見込まれるのか、以下で詳しく紹介します。
生産性向上
デジタルツールの導入によって、企業は職場の生産性向上を見込めます。例えば、RPAによる業務の自動化を行うことでヒューマンエラーを大幅に削減でき、製品やサービスの品質向上につながるでしょう。スケジュール管理やタスク管理もデジタルツールで行えば、ノウハウ共有をしやすくなり属人化防止の効果も見込めます。
リソースに余裕ができた分を、収益性の高い事業や新規事業開発などのより価値のあるタスクに割けば、さらなる生産性向上も実現可能です。
コスト削減
クラウドサービスの利用や電子化を推進することで、企業にとってはコスト削減の効果も見込めます。例えば、デジタル化によって資料のペーパーレス化が進行すれば、保管場所や用紙・インク・複合機のリース代などのコストを削減できます。管理も容易になるため残業代などの人件費だけでなく、人為的ミスが原因でかかるコストも抑えられるでしょう。
業務効率化
チャットツールや会計ソフトを導入し日常業務で活用できれば、業務プロセス自体を効率化することが可能です。例えば、業務書類を電子化し管理を自動化することで提出や承認、保管などにかかる時間を大幅に削減できます。バックオフィス業務は伝票や請求書、勤怠管理など紙でのやり取りが多いため、ツール導入による業務プロセス改善がしやすい環境にあるといえるでしょう。
新たなサービス創出
デジタイゼーションのように既存業務の置き換えだけではなく、デジタル技術を前提としたサービスの開発の観点からもメリットがあります。AIやIoTといった最新技術を用いて新たなサービスを開発し需要の掘り起こしができれば、企業にとっては競争力の強化を実現できるでしょう。
BCPの強化
BCP（Business Continuity Planning）とは、事業継続計画を表し、予想外のトラブルに見舞われた場合でも事業を継続できるようにする取り組みのことです。自然災害やパンデミックのような社会全体に関わるトラブルから、システム障害のような企業単位のトラブルまで、規模や予想される状況に合わせてそれぞれ対策を立てる必要があります。
例えば、テレワーク環境の整備やクラウドサーバーへの定期的なバックアップは有効な対策といえます。デジタル化によってBCPの強化もしやすくなるといえるでしょう。
働き方改革の推進
業務効率向上やテレワーク導入は柔軟な働き方を可能にし、会社全体での働き方改革推進につながります。業務のデジタル化によって残業時間や通勤時間を削減できれば、従業員のワークライフバランス向上も実現できます。
社内情報の一元管理、簡略化
営業や工場の生産状況に関わるデータといった社内情報を、一元管理・共有することは企業や経営者にとってもメリットがあります。従来は紙で管理していた書類を電子化してクラウド上で管理することで、会社全体での情報共有がしやすくなるでしょう。加えて、自宅や外出先でも閲覧できるため利便性も増します。
手続きの簡素化
ペーパーレス化の推進によって、印鑑処理を電子印鑑で置き換えるなど、手続きの簡素化を実現できます。社内はもちろん、取引先との契約業務でも電子印鑑が使用されるケースが増えており、直接会ったり郵送したりしなくても良い点はメリットです。また、本人確認手続きをスマートフォンで行えるようにしたeKYC（electric Know Your Customer）を導入する企業も増えており、手続きは全体的に簡略化する傾向にあります。
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デジタル化の進行方法
企業がデジタル化を進める際は、手順に沿って計画的に進める必要があります。計画性がともなっていない場合、想定した効果を得られない、社内のトラブルが頻発するといった事態も起こり得ます。
目的や方向性の明確化
まずはデジタル化によって何を実現したいのか、目的や方向性を明確にしましょう。デジタル化自体が目的にならないように、あくまで手段として考えます。例えば、「○%のコストを削減する」や「ペーパーレス化によって人が行う作業を半分にする」といった目的を決めると必要なツールも絞れるため、先述したメリットを参考に検討することがおすすめです。
現状の課題の洗い出し
問題点や従業員が困っていることなど、現状の業務における課題を洗い出します。そして、その中でデジタル化で解決可能なものを絞り込みましょう。それぞれの課題を分析し、「何がボトルネックになっているか」を明確にする作業は重要です。
業務の可視化ツールを使ったり、実際に現場で働く社員にもヒアリングをしたりすることで課題を細かく把握します。
必要性の検討と優先順位の決定
洗い出した課題が複数ある場合は、解決の優先順位や必要性を検討します。デジタル化の要不要や優先順位を決めるには、施策によってどの程度効率化を見込めるか、コストはどのくらい必要かなどを基準にするのがおすすめです。また、最初に決めた目的と方向性が一致しているかについても確認しましょう。
実現方法や必要ツールの選定
デジタル化すべき課題が決定したら、そのための方法やツールの選定を行います。例えば、ペーパーレス化を目指すのであればスキャナーのほか、AI-OCRもあると管理がしやすくなります。加えて、社内で共有するためにはオンラインストレージやクラウドサービスが必要です。
サービスを選ぶ際は、操作が簡単ですぐに慣れるものを選ぶなど、実際に使う現場目線を心がけましょう。
実際の業務への適応作業
デジタルツールを導入したら、現場の従業員が使いこなすための研修やツールの詳細設定、自社の業務プロセスに合わせた最適化作業を行います。また、デジタル化による業務プロセスの変化を見据えて従業員の人員配置を見直すのがおすすめです。
定期的なブラッシュアップ
デジタル化はツールを導入して終わりではありません。効果測定を行いながら、導入の効果が現れているか定期的に確認する必要があります。効果が見られない場合は、原因の把握・改善・再検証といった流れでPDCAサイクルを回しましょう。また、ツールから得られる数値だけでなく、従業員にヒアリングを実施して得られた意見も参考にします。
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まとめ：デジタル化の目的を見据えて企業に合った取り組みを
今回はデジタル化について、3段階ごとの定義や8つのメリット、企業における取り組みの流れをご紹介しました。デジタル化はデジタイゼーション、デジタライゼーション、デジタルトランスフォーメーション（DX）に分けられ、業務に与える影響はそれぞれ異なります。
企業にとってデジタル化を推進することはさまざまなメリットを見込めます。適切な流れに沿ってデジタル化が達成できれば、業務効率化やコスト削減につながるでしょう。まずは、デジタル化の目的と企業の現状把握を行い、企業の業務プロセスやビジネスモデルに合ったツール導入を行うことから始めましょう。
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