基幹システムとは、企業がビジネスを行うにあたって必須となる業務をコンピュータで管理できるようにしたシステムです。販売管理や購買管理、在庫管理といった機能が備わっており、企業にとって必要な部分からシステムを導入することもできます。基幹システムを1つにまとめたものが「ERP」とされるなど、他のシステムと違いもあります。今回はメリットや選び方も含めて基幹システムを詳しくご紹介します。
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目次
基幹システムとは
基幹システムとは、組織や企業の要となる業務プロセスや情報を管理・運用するシステムのことです。例としては「会計」「在庫管理」「販売管理」などがあります。「基幹」という単語は、ある物事のなかで最も重要で中心的な要素を意味します。この単語の意味合いからも、基幹システムが「企業の業務遂行に関わるシステム」であることが伺えます。
企業の形態にそぐわない基幹システムを導入してしまうと、企業全体に大きな損失となる恐れもあるので、導入の際は、基幹システムのメリット・デメリットをしっかり理解し、慎重に検討していきましょう。
| ★まとめ ・基幹システムは「組織や企業の要となる業務プロセスや情報を管理・運用するシステム」のことを指す ・選び方を間違えてしまうと、企業全体に損失を生んでしまう可能性がある ・ERPは業務システムをまとめた製品、情報系システムは企業の根幹に直接影響しない領域をカバーする製品 |
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業務システムとの違いは？
業務システムとは、特定の業務範囲で、基幹システムが担いきれない領域をサポートするシステムです。
代表的な業務システムには「営業支援システム」「顧客管理システム」「勤怠管理システム」などがあります。
基幹システムは継続的な企業活動に必要不可欠ですが、業務システムはあくまでもサポートの位置づけなので、企業によっては導入の必要がない場合があります。
ERPとの違いは？
ERPとは、Enterprise Resources Plannnningの頭文字をとった用語で、企業が保有するデータを一元管理できるシステムのことです。
基幹システムは業務ごとに独立したシステムであるため、必要に応じてシステム間で連携するための仕組みを構築しなければなりません。
まとめると基幹システムは、企業の根幹を担う独立したシステムであるのに対し、ERPはこれらのシステムを統括するシステムを指します。
情報系システムとの違いは？
情報系システムとは、社内でのコミュニケーションや事務作業の効率化を目的とするシステムです。例としてはメールや社内SNS、スケジュール管理などが挙げられます。
企業の基幹業務ではないため、導入しなくても企業活動に問題はありませんが、情報系システムの導入は各業務の効率化に役立ちます。
★その他システムの分類について詳しくはこちら
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基幹システムの種類
基幹システムには、業務にあわせてさまざまな種類が存在します。以下で代表的な基幹システムについてご説明します。
販売管理システム
販売管理システムとは、在庫管理や顧客管理など、企業の商品販売業務を効率化するためのシステムです。販売活動にかかわる「商品」と「お金」の流れを管理できる機能が備わっており、主に商品に関しては受発注や仕入れ、お金に関しては見積や請求の管理ができます。
購買管理システム
購買管理システムとは、発注から支払いまでの業務を効率化するためのシステムです。原材料や部品、消耗品などを購入する際には、価格や納期、品質などを適切に管理する必要があります。仕入れ先管理や発注処理、支払業務などの機能が備わっており、企業の資材や商品の購買プロセスを効率的に行えるよう支援します。
勤怠管理システム
勤怠管理システムとは、従業員の出退勤に関する情報管理や、休暇申請などのフローを効率化するためのシステムです。労働時間の管理はもちろん、割増賃金の計算も自動で行うことができます。従来のタイムカードによる勤怠管理では、働き方改革による法改正や在宅勤務などの新しい働き方への対応が難しく、勤怠管理システムを導入する企業も増えています。
人事給与システム
人事給与システムとは、従業員の人事管理や給与計算などの業務を効率化するためのシステムです。社員の情報管理やスキル管理、有休管理といった日常的な業務から、採用や人員計画、人員配置といった中長期的な人事の業務を支援します。近年は従業員のデータを採用や教育に活かす「HRテック」という分野が注目を集めており、人事にシステムを活用する企業も増加中です。
財務会計システム
財務会計システムとは、企業の財務情報を管理するためのシステムです。財務諸表の作成など、会計システムの機能も担います。ネットバンキングやクレジットカードと連携し、入出金データから自動仕分けも可能。固定資産管理もできるなど、経理業務のミス防止や効率化に役立ちます。
生産管理システム
生産管理システムとは、製造業における生産プロセスを効率化するためのシステムです。在庫管理や工程管理、品質管理などを行います。リアルタイムでの生産状況の監視によって品質向上を実現できるだけでなく、製造データの分析も可能となり精度の高い生産計画や生産現場の業務改善も可能です。
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基幹システムの５つのメリット
ここからは導入を悩んでいる方に向けて、基幹システムを導入する5つのメリットについてご紹介します。
業務の効率化
1つ目のメリットは、各基幹業務を効率化できることです。基幹システムを導入することで、人為的なミスを減らし、企業が保有する情報を正確に管理・運用できるようになります。また、作業時間の削減も期待できるため、より注力すべき業務に時間を費やすことができるでしょう。
業務の標準化
2つ目のメリットは、業務の標準化が可能な点です。今まで属人化していた作業内容や手順を統一化できるため、ミスが減り、非効率な作業時間を減らすことが可能です。
データの一元管理
3つ目のメリットは、データを一元管理できることです。今まで別々の場所に保管していたデータを連携できるため、必要な情報に素早くアクセスすることができるようになります。不必要なコミュニケーションが減るほか、素早い状況把握・業務改善に結び付けることにつながるでしょう。
経営情報の管理・可視化
4つ目のメリットは、経営情報の管理と可視化ができるようになることです。各フォルダに散らばったデータを集め、同じフォーマットに落とし込み、確認しやすくするには、非効率な作業が多く発生します。システムを連携すれば、いちいちデータを統合、集計する作業が不要になるため、作業の効率化はもちろん、データの確認もしやすくなるでしょう。
意思決定のスピードアップ
5つ目のメリットは、意思決定のスピードを改善できることです。基幹業務は企業経営にとっても重要な役割を担っていますが、各業務のデータの確認に時間がかかると、戦略立案にも時間がかかり、他企業に後れを取ってしまいます。システムを導入することで、経営陣の情報管理も容易になり、迅速な経営状況の確認や、柔軟な戦略実行ができるようになります。
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基幹システム導入の流れ
ここからは具体的な導入手順についてご説明します。
導入目的を明確化
基幹システムは企業の重要な役割を担うので、自社に合わないシステムを導入してしまうと、使用されず導入が無駄になってしまいます。
まずは業務における課題や解決後の理想の姿など、導入目的を明確化しておきましょう。
要件定義
導入目的が定まったら要件定義を行います。導入目的を定める段階で出た課題や、その解決策を実施するために必要な機能や仕様を確認する作業です。
導入目的の明確化とあわせて、要件定義はとても重要な作業となるため、社内で丁寧にすり合わせをしましょう。
提案依頼書（RFP）の作成と提案依頼
要件定義まで実施し終えたら、基幹システムを開発しているベンダー宛てに、提案依頼書を作成し提案を依頼しましょう。
ウェブ上での情報収集ももちろん重要ですが、提案を依頼することで、ウェブ上では得られない、自社にとってのメリット・デメリットを確認ができます。
自社に適していそうなベンダーを2〜3社ほど見繕って依頼すると良いでしょう。
★提案依頼書（RFP）について詳しくはこちら
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システムの選定
各社から提案を受けたら、提案内容をもとにシステムの選定を行います。
この作業の際、はじめに確認した導入目的や要件定義の内容を振り返り、提案内容がそれに沿っていたかを改めて確認すると良いでしょう。
導入
システムの提案まで済んだら導入作業に入ります。
社内にシステム担当者がいる場合は、導入目的や要件定義、システムの選定理由などをあらかじめ共有しておくと良いでしょう。システム担当者が不在の場合は、システム導入を支援してくれる企業を探すことをおすすめします。
導入初期段階では、テストと修正を行い、データの処理や連携に支障がないかを綿密に確認しましょう。
運用・保守
システムの導入が完了しても、社内で活用されなければ意味がありません。
想定質問集などを事前に作成したり、従業員への研修を実施したりすることで、スムーズに運用が進められるよう動いていきましょう。
また、実際に運用する中で生じた不具合などは随時共有してもらい、改善を進められる体制を整えることも重要です。
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基幹システムを選ぶ６つのポイント
基幹システムを導入しても使われなかったといった失敗を避けるために、選定の際は以下の6つのポイントを考慮しましょう。
システム形態で選ぶ
基幹システムはオンプレミス（パッケージ）型とクラウド型の2種類あります。自社サーバーにインストールするオンプレミス型は、企業ごとのカスタマイズがしやすくセキュリティ性能も高い一方、初期の導入コストが高い点がデメリットです。クラウド型は比較的初期投資コストがかからない点や場所・端末を選ばず利用できる一方、カスタマイズに制限がある点がデメリットといえます。
それぞれのメリットとデメリットを把握し企業のニーズや予算、将来的な拡張性を考慮して選びましょう。
業務に必要な機能・仕様であること
企業の業務プロセスと相性の良い製品を選びましょう。企業にとって重要な業務や効率化に課題があるプロセスを洗い出すことで、必要な機能と仕様を明確にすることが可能です。
使いやすいUIか
システムのユーザーインターフェース（UI）は、利用者の使い勝手や業務効率にも大きく関わります。実際に導入前に従業員からフィードバックをもらったり、自社で使い慣れているシステムがあればそれに近い製品を選んだりすることもおすすめです。直感的でわかりやすいUIは、業務効率化やミスの防止だけでなく、研修にかかる時間とコストの削減につながるでしょう。
★UIについて詳しくはこちら
スモールスタートが可能か
段階的にシステムを導入するためには、スモールスタートが可能な製品かどうかで判断しましょう。最初は必要な機能だけを選び、従業員の練度に応じて徐々に基幹システムの機能を追加する方法がおすすめです。従業員の混乱を最小限に抑えてシステム導入のハードルを下げるだけでなく、初期費用を抑える効果もあります。
安定稼働しサポートが十分か
基幹システムは毎日の業務で必ず使用するものであるため、システムダウンやダウンタイムを最小限に抑えることが重要です。他社の評判やトラブルを未然に防ぐ対策の有無、安定稼働のためのサポートがあるかなどをチェックしましょう。
万全なセキュリティか
基幹システムでは自社の社員や顧客の個人情報・機密情報を扱います。情報漏えいや流出が発生すると信用低下や訴訟のリスクを招くため、避けなければなりません。暗号化や厳密なアクセス管理機能の有無、サイバーセキュリティ対策などを重点的に確認しましょう。
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導入に必要な期間
基幹システムの導入は、企業の業務効率化や経営戦略の改善といった効果をもたらしますが、カバーする範囲が広いほど導入には時間が必要です。
従業員数や売上規模によって異なりますが、全体的に基幹システムの導入は数ヶ月から数年にわたるプロジェクトとなりえます。カスタマイズ不要であれば最低3ヶ月ほど、カスタマイズする場合は6ヶ月程度が目安です。大企業の場合は1年以上かかることも稀ではありません。
企業が慎重に導入計画を策定し、リソースを適切に割り当てることが、プロジェクトの迅速な成功に求められます。
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基幹システムのクラウド化が注目される理由
近年は基幹システムにもクラウド型の製品が多数登場し注目を集めています。その背景には何が要因として考えられるのでしょうか。
オンプレミスよりもコストを削減可能
基幹システムのクラウド化によって、自社でサーバー環境を構築・運用することが不要になります。サーバーの設置費用や保守にかかる人件費などを削減し、初期費用も抑えられるでしょう。また、クラウド型であれば月額料金制での利用ができるため、必要なリソースだけを購入して運用するといった使い方も可能です。
テレワークへの対応
オンプレミス型の場合、社外やモバイル端末からのアクセスが難しいこともあり、テレワークに対応できていないこともありました。クラウド型であれば、場所や端末を問わずアクセス・利用できる製品も多く販売されています。
企業はテレワークや在宅勤務など新しい働き方への対応を進めることが容易になるでしょう。
セキュリティの向上
クラウドサービス事業者は、セキュリティ対策に重点を置いている会社も多く、定期的なセキュリティアップデートやパッチ適用が行われます。このため、クラウド型は企業が自身でセキュリティ対策を行うよりも強固で安全性が高い場合があります。
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最新のサービスが使える
常に最新の技術とサービスを利用できる点もクラウド型の魅力です。事業者側が更新や改善を定期的に行うため、使い勝手が向上しやすいだけでなく、法改正があった場合にも自動で適用されます。企業はシステムを最新に保つためにかかる手間やコストを削減できるでしょう。
BCP対策が可能
災害や緊急事態が発生した際でも、クラウド型であればデータセンターの地理的分散やバックアップが容易です。そのためBCP（事業継続計画）の一環として有効な手段となりえます。企業にとってはデータの損失リスクを大幅に減少させ、迅速な復旧が可能となるでしょう。
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基幹システムの事例
ここでは受発注の管理システムについての海外事例をご紹介いたします。
Anheuser-Busch InBev
Anheuser-Busch InBev(以下AB InBev)社はベルギー・ルーヴェンに本拠を置き、世界50カ国以上に製造拠点を持つ酒類メーカー。同社では酒類販売店や飲食店・BARからのオーダーに対し、担当営業が個別に対応。電話やメールなど顧客によってオーダー方法にバラつきがあり、社内システムへの入力作業に多くの工数が発生していました。
そこで業務効率化として、バイヤーのニーズを捉えた新しい発注プラットフォームの開発が急務になっていました。
また、グローバル展開を見据えて、異なるリージョンやカルチャーにマッチした各国拠点のキャンペーンに対応できる柔軟性も求められていました。
まずはAB InBev社の営業担当者や酒類を卸している店舗オーナーなどステークホルダーへのインタビューを実施。デザインスプリントで機能要件を導き出し、モックアップを製作しました。ニューヨークにある複数のBARで、パイロット版アプリを試験的に導入。ユーザーの声をもとに改善を繰り返し、アプリの品質を高めていきました。
また、ローンチに向け、同社の複数のバックエンドシステムとシームレスに統合する方法を模索。同時に、各ローカル拠点で企画したバイヤー向けキャンペーンの実装に対応できるフレキシブルな仕組みを取り入れました。
米国市場向けにリリースされたアプリは、顧客と営業担当者の双方からユーザビリティを高く評価され、グローバル市場にも展開されることになりました。
業務効率化により営業担当者のリソースの削減を実現するとともに、顧客はダイレクトな発注が可能に。発注時に商品のラインナップが見られることや、伝票などの書類をデジタル化できたことが好評を博し、新しいプラットフォームを利用する顧客が増加。リリースからわずか3年で目標としていたユーザー利用率を達成しました。アプリ経由での販売額は1000万ドル（約10億円）に成長し、AB InBev社のグローバル戦略の要を担っています。
★事例について詳しくはこちら
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基幹システムの詳細な機能やメリットを把握し、業務効率化につなげましょう
今回は基幹システムについて、混同しやすいERPや情報システム系との違い、製品の選び方、導入時の流れなどを紹介しました。
販売管理や勤怠管理、生産管理など基幹システムにはさまざまな種類があり、企業が導入する際は本当に必要な機能のある製品を選ばなくてはなりません。そのほか、自社の業務プロセスや効率化のボトルネックを把握すること、UIがわかりやすく馴染みやすいかチェック、安定稼働やセキュリティ対策の内容など、確認すべきことは多数あります。
そのうえで、初期コストを抑えられ、テレワークにも対応しやすいクラウド型がおすすめです。事業規模や従業員のITスキルに応じて導入計画を策定し、業務効率化の実現につなげましょう。
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デジタルトランスフォーメーションを検討している企業ご担当者様へ
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記事の作成者・監修者
モンスターラボ DXブログ編集部
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