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Tips
2015/03/11
議事録を書こうよ

みなさんこんにちは。モンスター・ラボの秋山です。
みなさんは普段会議に出席した時にどうやって議事録をとっていますか?重要なことをメモしたはずが、あとになって見返すとなにがなんだかわからなかったり、議事録を一つとるのもなかなか難しいですよね。

そこで、今日は議事録/メモの取り方について考えてみたいと思います。僕がモンスター・ラボに入社した当時は、先輩や代表から「なにが決まって、誰がいつまでになにをやるのかを明確にしろ」と教わりました。僕にとっての議事録のとり方は全てこの言葉に集約されていて、今でも大事にしています。人によって議事録の取り方は様々ですが、今回は「だいたいこれくらいを抑えておけばまあ大丈夫でしょう」というようなポイントを紹介します。

1.「決まったこと」を残そう

会議は、なにかを決めるためにやることがほとんどだと思います。なので、その場でなにが決まったかを議事録に明記することは非常に重要です。どういう話があったかを記録することも重要ですが、結果としてなにが決まり、なにを決められなかったのかを明確にすれば、会議に出席しなかった人も概要を捉えることができます。
しかし、決まったことだけを書いて後々に見返した時に「なぜこの決定に行き着いたのだろう」と疑問に思うことも少なくありません。そのため僕は、決まったことは切り出して明記し、どういう話があってその結果どういう決定がくだされたかを「概要」として、並べて書くことにしています。

2.「ToDo」を書こう

会議はだいたいの場合において、「終わったぜ、はい終了」と終わることはあまり無いと思います。多くの場合、「こういうことが決まったから次のアクションは〇〇で、いついつまでにやりましょう」といった具合の終わり方をすると思います。

そうです、会議は終わりではなく始まりなのです。(ちょっと言ってみたかっただけなので特に意味はありません)

さて、「次までに〇〇をしようね」といった場合、悲しいかな、なかなか次の会議までにやるべきことが達成されていないことがよくあります。この理由の多くは、「誰がやるのか」が明確になっていないからです。みんなでやろうと決めたのなら、せっかくだから「誰が責任をもってやるか」も決めてしまいましょう。

この時点で「できる/できない」という話がでてもいいんです。次に集まったとき「できてなかったんだね、今日これからどうしよう」となり時間を無駄にするよりよっぽど効率的です。
なので、会議が終わるときにToDoの担当者が決まっていない場合は、「このToDoって誰がやるんですか?」と気づいた人から確認しましょう。そう、こういう時に真っ先に気がつくのは議事録を取っているあなたのはずです!

3.スケジュールを整理しよう

これは多少ToDoとかぶる項目なのですが、中長期的なプロジェクトの場合、直近のToDoだけでなくある程度長い目で見たスケジュールも明記しておくことをおすすめします。どうしても忙しくて手元の作業に集中していると思わぬところに落とし穴が生まれます。スケジュールは都度アップデートされるものですが、全体で共有していく意味も込めて見えている/期待されるスケジュールは、議事録に明記しておきましょう。

4.番外編:「概要」をまとめよう

極論を言えば僕は1~3までさえあれば議事録は成立すると思っています。ただ、1の項目でも書いたように「なぜその決定に至ったか」を忘れてしまうと何か合った時に振り返りや確認ができなくなってしまうので、僕はその会議の簡単な流れを書くようにしています。

この項目については文章で説明するよりも実際の例文でお見せした方がわかりやすいと思いますので試しに書いてみましょう。
※秋山の脳内で行なった架空のプロジェクトの議事録です

メッセージアプリ企画MTG20140609
参加者:秋山、あきやま、アキヤマ、akiyama
場所:ML本社
【決定事項】
・ターゲットユーザ
 →20代男女
・基本コンセプト
 →2タップでコミュニケーション!

【ToDo】
・メッセージサービスの簡易意識調査データ収集(秋山、◯/〇〇まで)
・マネタイズの詰め(秋山、◯/〇〇まで)
・pptで企画書のたたき台作成(秋山、今日中)
・デザイナーのアサイン確認(秋山、今日中)


【概要】
■コンセプト検討
・今回狙いたいところ
 →コミュニケーションをもっと楽にとれる仕組みを作りたい
  →文字打つのが面倒
   →定形文的なものが送り合えるだけのサービス?
   →ではどういうユースケースが考えられるか
    →特定の状況で簡単にメッセージが送れる
     →「今から帰る」
     →「着いたよ」など
      →定形文的なものが送り合えるだけのサービス

  →文字を打つことが面倒なのでは無く、操作しなくちゃいけない回数がストレスなのでは?
   →定形文的に用意された数種の画像だけ送れるサービスとか
    →メッセージを受けた側も返すのが面倒だったらあまり意味が無い
     →考えて返信では無くて、最初から2択になってるとか

  →2件とも完全に文章を削除することは目的じゃない
   →タップ回数を減らして「面倒」を削ることが重要
    →基本コンセプトは「2タップでコミュニケーション!」で決定

・だれに使ってもらいたいか
 →ユースケース
  →「今から帰るよ」
   →家族持ち
    →30代男女
  →「今ついたよ」
   →10~20代男女
    →一番グロースすると踏める
     →ターゲットユーザは「10~20代男女」に決定
      ※マネタイズ要検討
      ※ちょっと細かく掘り下げると彼氏/彼女がいる、友人とも活発にスマホで交流を行う学生男女

■現状の未fix事項
・デザインの担当者
 →早急にアサインが必要
  →ポップな系統が得意な人だとなお良し
   →上記アサイン確認を出す(秋山、今日中)

・メッセージ部分の詳細仕様
 →基本コンセプト的には「少ない操作」が肝
  →スタンプ形式にする場合、別途必要リソース発生の可能性があるため保留
   →簡易テキストとスタンプの簡単な意識調査をしてプランを2つ以上用意
    →完了後企画書に落としこんで稟議

■次回MTG
 ◯月◯日、どこどこでだれだれと。

とまあこんな感じでしょうか。
(※本当のMTGではもっとまともな企画考えてます)
30分から1時間の会議であればこれくらいにいつもまとめるようにしています。
また、発言者が重要な場合(クライアントワークでお客さんとMTGするときなど)は重要な発言のみ発言者の名前をカッコ書きでいれるときもあります。

一点、忘れないでおきたいのはあくまで人に見せるものでありながら、やはり自分がなれた手法で記載をしたほうが圧倒的に効率がいいということです。
ベタ書きで書くもよし、マークダウンで書くもよし、あくまでMTGの参加者であるあなたが、MTGに参加しながら議事を残せるようにしましょう。

しかし往々にしてこんなにまとまらないことがほとんどですが、いつもこれくらいスッキリ会議をしたいものですね。
ちなみにこれを読んでくださってる皆様にはセカイラボタイムス上の素敵なデザインにプレーンテキストが載っているだけにみえると思いますが、前述した「自分の書きやすいように」書くことが好きな僕は入力ルールをまとめて同僚のフロントエンジニアI口氏にsublime textのsyntax&キーバインドをプラグイン化してもらってます。
なので僕のsublime text上では、上記の議事録はこんな風に見えます。

スクリーンショット 2014-09-04 12.01.57

わー見やすい!(僕にとっては)
やっぱりどうせ書くのなら楽に、たのしく書いていきたいですもんね。
この記法は流行のMarkdownにあやかって「akiyamarkdown」と呼んでいます。
保存するときの拡張子も「.amd」になるんです。ホントどうでもいい情報ですね。

最後に蛇足が入りましたが、なんにせよ議事録は「簡結かつ快適に」書いて、
MTGの成果をきちんと残していきましょう。akiyamarkdownにご興味のある方は編集部までご一報下さい。

それでは全てのプロジェクトに成功があらんことを!

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